Как правильно и эффективно организовать свой рабочий день

Знание того, как эффективно распланировать свой рабочий день, необходимо, если вы хотите повысить свою производительность. На самом деле, чтобы добиться желаемых результатов на работе, это возможно, не нагружая себя слишком много и не вгоняя себя в стрессовою ситуацию, вам нужна хорошая организация. В этой статье вы узнаете, как положительно изменить свой рабочий распорядок, повысить производительность и снизить напряжение.

Как организовать рабочий день

Наличие хороших организаторских и управленческих навыков имеет важное значение для обеспечения здоровой и удовлетворительной трудовой жизни. Ниже вы узнаете, как эффективно организовать свой рабочий день, с помощью 10 практических советов. Плюс бонусный совет!

1. Установите приоритеты

Мы часто чувствуем себя перегруженными обязательствами, такими как: отвечать на электронные письма, звонить клиентам, выполнять проекты вовремя и так далее. Мы можем запаниковать и ничего не добиться.

Чтобы этого не произошло, полезно расставить приоритеты: какие обязательства самые срочные? У каких проектов самые близкие сроки? Разделите задачи на:

1. Важно и срочно

2. Важно, но не срочно

3. Не важно и не срочно

Начните с самых важных и срочных задач, затем переходите к важным, но несрочным задачам и оставьте неважные и несрочные задачи напоследок. Так вы не будете паниковать, метаться и сможете выполнить все поставленные задачи в установленные сроки.

2. Начните с просмотра электронных писем

Важно следовать установленным приоритетам. Чтобы избежать неожиданностей, как только вы начнете следовать расписанию, первое, что вы должны сделать, придя в офис (или когда вы включите компьютер, если вы работаете дома), — это просмотреть свою электронную почту.

Узнайте, не поступили ли срочные задания и не сдвинулись ли какие-то сроки. Лучше знать сразу, чтобы вы могли соответствующим образом организовать свой рабочий день.

3. Напишите список дел

Для многих может оказаться полезным иметь перед глазами список ожидаемых обязательств. Запишите всё, что вам нужно сделать в течение дня, возможно, в порядке приоритета.

Как только вы закончите задачу, вычеркните её из списка. Помимо того, что списки помогают вам ничего не забыть, они улучшают настроение, видя, как дневные задачи исчезают одна за другой, вы почувствуете, что действительно эффективно работаете.

4. Держите свой офис в чистоте и порядке

Организация работы начинается с офиса и с организации рабочего стола. Содержите свой кабинет и рабочий стол в чистоте и порядке, чтобы иметь физический и следовательно, душевный порядок. Это позволит вам быть более эффективным, лучше организовать свою работу и добиться лучших результатов. Кроме того, наличие чистого и опрятного рабочего места может улучшить ваше настроение.

5. Делайте перерывы, чтобы отключить свой разум

Перерывы необходимы. Мозг не может работать непрерывно в течение восьми (или более) часов и при этом оставаться на пике своих возможностей. Наступает момент, когда мозг устаёт и просто перестает работать как надо.

Перенапряжение ума, также как и тела, тоже может иметь очень серьезные последствия: от «простых» отвлекающих факторов можно дойти до эмоционального выгорания, т.е. истощения. Чтобы избежать этого, заставляйте себя делать и соблюдать перерывы. В идеале делать десятиминутный перерыв каждый час. Итак, вы работаете 50 минут, а остальные 10 используете для отдыха.

Если вы работаете за компьютером, вам следует избегать экранов во время перерывов: вы можете почитать книгу, выпить кофе с коллегами, пойти на прогулку или, может быть, попытаться, если у вас есть возможность, уединиться для короткой медитации или небольшого йога упражнения (есть также «йога на стуле», растяжка, которая выполняется сидя, идеально подходит для офиса).

Варианты бесконечны и вы можете выбрать тот, который вы предпочитаете. Главное делать перерывы, никаких отговорок. Таким образом, разум будет оставаться активным и продуктивным в течение всего рабочего дня.

6. Уменьшите отвлекающие факторы

Одной из основных причин низкой продуктивности являются отвлекающие факторы. Мобильный телефон, социальные сети, онлайн-видеоигры и так далее. Эти действия, особенно просмотр сообщений мобильного телефона и пролистывание домашних социальных сетей, становятся практически непроизвольными рефлексами и отнимают у нас много времени и энергии.

Чтобы избежать этих отвлекающих факторов, у вас есть несколько вариантов. Если у вас достаточно силы воли, установите для себя расписание: например, вы можете решить смотреть сообщения и социальные сети только до 9 и после 18 или во время обеденного перерыва.

Если, с другой стороны, вы считаете, что у вас нет необходимой дисциплины, вы можете использовать приложения, которые блокируют социальные сети и другие отвлекающие сайты в установленное вами время, доступные как для мобильных телефонов, так и для компьютеров. Еще один полезный прием — выйти из социальных платформ: затруднив доступ к ним, вы не будете этого делать.

Это может показаться абсурдным, но если вы подсчитаете, сколько раз вы берете в руки мобильный телефон, вы поймете, что вы тратите несколько часов в день на эти жесты, время, которое вы могли бы использовать для работы. Так что у вас будет больше свободного времени после того, как вы используйте все эти приёмы.

7. Начните со скучных и длинных задач

Начать с занятий, которые вам не нравятся, — отличная идея для эффективной организации рабочего дня. На самом деле выполнение сначала скучных задач будет мотивировать нас быть эффективными, чтобы как можно скорее приступить к более приятным для нас.

Другая стратегия состоит в том, чтобы начать с действий, которые занимают больше всего времени, чтобы «подгонять» более короткие действия между одной задачей и другой, или просто не доводить до конца дня очень сложные задачи и рисковать работать сверхурочно, чтобы закончить их.

8. Разделите день

Чтобы легко отслеживать свой прогресс и продуктивность, вы можете разделить свой день на две или три части. Самый распространенный пример — «утро» и «день». Затем поставьте несколько целей, которых вы хотите достичь утром, а затем несколько целей на вторую половину дня.

Как уже было рекомендовано, начинайте с сложных задач утром, а более легкие оставляйте на полдень, когда усталость начинает сказываться.

Предупреждение: не забывайте также планировать перерывы при разделении дня и назначении домашних заданий.

9. Думайте о долгосрочной перспективе

В дополнение к делению дня попробуйте также разделить неделю и месяц. Первые две недели месяца посвящены длительным проектам и поиску новых клиентов, а последние две недели — менее срочным проектам и административной части вашей работы (счета, бухгалтерия и т. д.). Создайте план действий для каждого проекта, чтобы помочь вам эффективно структурировать каждое задание.

Достигнув своих целей, побалуйте себя наградой, например дополнительным перерывом, более продолжительной медитацией, чем обычно, или какой-нибудь вкусняшкой в виде пирожного или, что вы там любите.

10. Автоматизируйте некоторые процессы

По возможности автоматизируйте некоторые задачи, чтобы сэкономить время. Вы можете настроить автоматическую электронную почту, использовать приложения и программы для предварительного заполнения форм и шаблонов, сайты проверки орфографии и т.д.

В зависимости от вашей работы и ваших задач вы можете найти различные инструменты, которые помогут вам ускорить и оптимизировать рабочий день, выполняя часть работы за вас.

11. Бонус: берегите себя

Мы видели, как организовать свой рабочий день, но знайте, что все эти советы не помогут, если вы не будете следить за собой.

Идеи делать перерывы, медитировать и заниматься йогой, гулять и вознаграждать себя вашими любимыми вкусняшками, когда вы достигаете своих целей, — это не только методы повышения производительности на работе, но и столпы, которым нужно следовать, чтобы вести здоровый и сбалансированный образ жизни. На самом деле, личный и профессиональный рост часто идут рука об руку.

Разум и тело нужно уважать, заботиться и обслуживать, как машину или компьютер. Если у вас случился нервный срыв, если вы слишком много времени проводите за компьютером и навредите своему зрению или у вас появятся проблемы с осанкой, пострадает не только ваша работа, но и ваша жизнь. Итак, постарайтесь понять свое тело и свой разум, узнайте, что заставляет вас чувствовать себя хорошо, и не бойтесь давать себе то, что вам нужно, чтобы всегда быть в форме.

Теперь, когда вы знаете, как организовать свой рабочий день, пришло время продемонстрировать свои навыки.

Друзья, удачи Вам и до новых встреч!